Control de embarques en Excel Gratis 2026

Configura los catálogos operativos

En la hoja Catálogos, revisa los transportistas, tipos de unidad, tipos de mercancía y estados disponibles. Agrega los valores que necesites dentro de las filas preparadas del catálogo. Define también los Días de tolerancia operativa, un margen interno que el archivo usa para evaluar atrasos.

Captura un folio para cada embarque

Ve a Embarques y registra un folio distinto en cada renglón. Completa los datos solicitados para el seguimiento y selecciona el estatus, transportista, tipo de unidad, mercancía y estados desde las listas disponibles. El libro valida que el folio no se repita y que las fechas de compromiso y entrega real no sean anteriores a la salida programada.

Completa fechas e importes conforme avance el envío

Registra la fecha de entrega real cuando corresponda y captura los costos estimado y real en MXN si cuentas con ellos. Las columnas de variación de costo, días programados, días reales y desviación de días se calculan solo cuando existen los datos numéricos y fechas necesarios.

Revisa prioridades en el tablero

Consulta Resumen para identificar los conteos por estatus, los registros sin estatus y las alertas operativas. Revisa primero los embarques marcados con alerta y después las diferencias de costo que ya tengan importe estimado e importe real capturados.

La unidad de registro es el embarque: un renglón concentra su Folio de embarque y los datos que permiten seguirlo. Se capturan fecha de salida programada, fecha compromiso, fecha real, estatus, cliente o destino, ciudades y estados de origen y destino, transportista, unidad, referencia, tipo de mercancía, bultos, peso, costos y observaciones.

El folio tiene una validación para evitar duplicados. También hay controles para que bultos sea un número entero no negativo, que el peso y los importes no sean negativos, y que los textos de destino, ciudades, referencia y observaciones respeten una longitud definida. Son controles de captura; no confirman por sí mismos que el embarque haya ocurrido.

La columna Alerta operativa calcula una lectura por renglón. Si no hay estatus, muestra “Sin estatus”; si el estatus es “Cancelado”, muestra “Cancelado”; y si es “Incidencia”, muestra “Revisar incidencia”. Cuando falta una fecha compromiso, indica “Sin fecha compromiso”; si falta el parámetro de tolerancia, indica “Configura tolerancia”.

Para un embarque con estatus “Entregado”, el archivo solicita fecha real si no se ha capturado. Si existe esa fecha, la compara contra la fecha compromiso más los días de tolerancia: si la supera, devuelve “Revisar atraso”; de lo contrario, “Sin alerta”. Los demás estatus que no caen en esas condiciones se muestran como “En seguimiento”.

En Resumen, el conteo de alertas operativas considera las etiquetas que comienzan con “Revisar”, por lo que reúne atrasos e incidencias señaladas para revisión. La misma hoja calcula el total de folios registrados y muestra conteos y porcentajes por Programado, En tránsito, Entregado, Incidencia y Cancelado.

El Costo estimado y el Costo real son datos que tú capturas en Embarques. Cuando ambos importes son numéricos y existe un folio, el libro calcula la variación en MXN como costo real menos costo estimado. El porcentaje de variación requiere también que el costo estimado sea distinto de cero.

Resumen muestra los totales de costo estimado, costo real, variación total y variación porcentual respecto al estimado. También presenta el promedio de días reales en embarques entregados y un bloque por transportista con embarques, entregados, incidencias y costo real. Estos resultados sirven para revisar lo anotado, no para comprobar pagos ni sustituir registros contables.

El alcance del archivo es operativo: concentra seguimiento de embarques, transportistas y estatus. No sustituye contabilidad, nómina, facturación, trámites oficiales ni asesoría profesional.