Control de papelería en Excel Gratis para 2026

Revisa los catálogos y el mínimo general

Empieza en Resumen revisando las categorías, presentaciones, unidades de control y áreas solicitantes disponibles. Ahí puedes modificar el Stock mínimo predeterminado, que se aplica cuando un artículo no tiene un mínimo específico. Puedes completar los catálogos según tu operación, pero conserva los tipos de movimiento Entrada y Salida: son los valores que usan las fórmulas para acumular cantidades.

Registra cada artículo en Inventario

En Inventario captura el ID, artículo, categoría, presentación, unidad de control, costo unitario de referencia y existencia inicial. El campo de stock mínimo específico es opcional. Registra cada material una sola vez por ID y usa la presentación con la que realmente lo vas a contar. No cambies las celdas grises, porque contienen los cálculos de existencias, valor y estado.

Anota las entradas y salidas

En Movimientos registra una fila por cada entrada o salida, con fecha, ID de artículo, tipo y cantidad. El nombre del artículo y su presentación se completan a partir del ID. Para una salida debes indicar el área solicitante; para una entrada, ese campo debe permanecer vacío. El folio y la cantidad firmada son resultados calculados por el libro.

Corrige los avisos antes de consultar saldos

Revisa el estado de captura en Movimientos cuando un renglón no quede completo. Si aparece REVISAR ID, el identificador anotado no se encuentra en Inventario. Si una salida no tiene área, se mostrará CAPTURAR ÁREA. También puede solicitar fecha, artículo, tipo o cantidad, según el primer dato faltante que detecte la fórmula.

La hoja Inventario concentra los datos de cada artículo: identificación, descripción, categoría, presentación, unidad de control, costo unitario de referencia, existencia inicial, mínimo aplicable y observaciones. Las listas de categoría, presentación y unidad se alimentan desde Resumen, lo que permite conservar los mismos valores al dar de alta materiales.

La presentación define cómo se controla el consumible. Una caja, paquete, block, rollo o pieza pueden requerir registros distintos. Si un mismo material se administra en dos presentaciones, conviene asignar un ID a cada una para que las entradas, salidas y existencias no se mezclen bajo un solo artículo.

Movimientos está preparado para capturar una fila por cada entrada o salida de papelería. Al elegir un ID de artículo registrado, el libro recupera su nombre y presentación. La cantidad firmada se calcula como positiva para Entrada y negativa para Salida; esos valores alimentan los acumulados del artículo correspondiente.

El estado de captura sigue una secuencia de revisión. Primero verifica fecha, artículo, coincidencia del ID, tipo y cantidad. Cuando el tipo es Entrada, un área anotada provoca el aviso DEJAR ÁREA VACÍA. Cuando el tipo es Salida, el campo de área es obligatorio. Estos mensajes revisan la captura del renglón, no demuestran una entrega física de material.

La existencia actual se calcula al sumar la existencia inicial y las entradas acumuladas, y restar las salidas acumuladas de cada artículo. El valor de existencia resulta de multiplicar ese saldo por el costo unitario de referencia capturado. Por ello, el importe calculado sirve para consulta interna y no acredita un pago ni una salida de efectivo.

El estado de inventario muestra EXISTENCIA NEGATIVA cuando las salidas registradas superan las existencias calculadas. Muestra SIN EXISTENCIA si el saldo es cero, REVISAR si está en o por debajo del stock mínimo aplicado y OK si queda arriba de ese umbral. Resumen también agrupa unidades, valor de existencia, artículos y artículos con alerta por categoría, e incluye una gráfica basada en el valor de existencia de las primeras diez categorías listadas.

Los controles de entradas y salidas de Resumen comparan los acumulados del inventario con las sumas de movimientos clasificadas como Entrada o Salida. Pueden orientar una revisión de datos capturados, pero no son una conciliación independiente, ya que los resultados se construyen con información relacionada del mismo libro.