Administra herramientas y equipos en Excel Gratis 2026

Configura los catálogos del negocio

Revisa la hoja Catálogos antes de registrar activos. Ahí puedes ajustar los tipos de activo, categorías, estados, responsables y ubicaciones a la operación de tu almacén, taller u oficina. Conserva los valores consecutivos desde la primera fila disponible y evita dejar filas vacías entre ellos.

Si deseas revisar importes altos, captura un monto numérico en el Umbral operativo de valor de referencia. Déjalo vacío cuando no quieras activar esa alerta.

Registra cada herramienta o equipo

Captura los datos en Inventario y usa un identificador interno consistente para cada activo. Completa siempre Número económico, Estado y Responsable; esos tres datos determinan el resultado del control. Las fechas se registran con formato d/m/yyyy y el valor de referencia se captura como importe numérico en MXN, sin escribir manualmente el símbolo de moneda.

Corrige las incidencias de captura

Revisa las columnas Control de registro y Alerta de valor después de capturar o modificar una fila. Corrige los datos marcados antes de basarte en los indicadores, especialmente cuando el archivo señale falta de información, duplicidad o necesidad de revisar la captura.

Consulta los resultados del padrón

Abre Resumen para ver los registros contados, los que aparecen como correctos, las incidencias y los valores de referencia calculados. También puedes escribir un número económico en la consulta rápida para visualizar el estado que tiene registrado ese activo.

La hoja Inventario reúne los datos necesarios para identificar y ubicar cada activo dentro del padrón de herramientas. Incluye tipo de activo, categoría, descripción, marca, modelo, número de serie, estado, responsable, ubicación, fechas de alta y de última verificación, valor de referencia y observaciones.

Esta estructura ayuda a distinguir una herramienta de un equipo y a conservar información útil para localizarlo o revisarlo. El campo de estado permite registrar opciones configuradas en Catálogos, mientras que responsable y ubicación quedan como datos capturados para el seguimiento interno del negocio.

El valor de referencia es opcional y se captura en MXN. Sirve para los cálculos del libro, pero no representa una valuación contable ni un registro especializado de activos.

El Control de registro revisa las filas que contienen algún dato de captura. Primero muestra Falta dato obligatorio si no hay número económico, estado o responsable. Cuando esos tres datos están presentes, revisa si el número económico se repite; solo si no está duplicado el resultado es Correcto. Una fila completamente vacía no muestra resultado y un error de fórmula se identifica como Revisar captura.

La alerta de valor funciona por separado. Si existe un valor de referencia y también un umbral configurado, muestra Revisar valor únicamente cuando el importe capturado es mayor al umbral. Si el parámetro se deja vacío, la alerta no se activa y el indicador correspondiente en Resumen muestra Sin definir.

En Resumen se calculan los registros del padrón, los correctos, los registros con incidencias, el valor de referencia total y el promedio. La gráfica cuenta los registros por estado. El control Padrón vs. estados muestra Coincide cuando el total de registros por estado es igual al conteo de registros en el padrón; no es una validación independiente, ya que compara agregados del mismo registro.

Este libro funciona como un control interno por número económico, estado y responsable. No administra préstamos, resguardos ni mercancía; tampoco incorpora campos para documentar la entrega y devolución de una herramienta entre personas.

Los totales mostrados se calculan a partir de los valores de referencia que captures. Por ello, un importe calculado no confirma un pago, desembolso o valor contable. El archivo es auxiliar para el padrón operativo y no sustituye contabilidad, nómina, facturación, trámites oficiales ni asesoría profesional.