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InventarioRegistra y valoriza mermas en Excel Gratis 2026
Control de mermas en Excel para registrar pérdidas, autorización, evidencia y costos en MXN, con comparación de áreas activas.
Preparado por Sofía Mendoza Revisado por Luis Ortega Publicado el 22/09/2026
El control de mermas en Excel permite registrar cada pérdida con su causa, autorización, evidencia y costo en MXN. La plantilla es descargable y está enfocada en un evento de merma por renglón, para calcular su valor bruto, separar el importe recuperable del no recuperable y revisar qué casos pueden integrarse a los indicadores.
La captura se realiza en Eventos de merma y el resultado se consulta en Resumen. Ahí se muestran eventos registrados, pendientes, costos autorizados y faltantes de evidencia, junto con un comparativo de áreas o unidades operativas seleccionadas. Es un control operativo para documentar pérdidas; no sustituye la contabilidad, un sistema de inventario ni la facturación.
En la práctica
Qué te ayuda a resolver esta plantilla
- Permite distinguir el costo recuperable del importe que permanece como costo no recuperable.
- Ayuda a ubicar eventos pendientes antes de considerarlos dentro de los indicadores autorizados.
- Permite comparar el costo no recuperable entre áreas o unidades operativas activas.
- Señala registros que requieren corrección por datos incompletos, duplicados o decisiones pendientes.
Paso a paso
Cómo usar el archivo
Actualiza causas y áreas de trabajo
Revisa la hoja Catálogos antes de capturar nuevas mermas. Ahí puedes mantener las causas de merma, sus categorías y las áreas o unidades operativas que utilizarás en el registro. Conserva activa cada opción que deba estar disponible para la captura. Si necesitas seguimiento por importe, captura un umbral operativo de revisión en MXN; también puedes dejarlo vacío.
Captura una merma por renglón
En Eventos de merma registra el folio, fechas, área, referencia de embarque, mercancía, unidad, cantidad afectada, costo unitario, causa y observaciones. Captura el estado de autorización y el costo recuperable. Cuando la decisión sea Autorizada o Rechazada, registra también el responsable de la decisión y la fecha correspondiente.
Relaciona la evidencia disponible
Cuando exista una referencia documental, registra su identificador, el folio de merma relacionado, tipo de evidencia, descripción, fecha de captura, persona que la registró, estado de disponibilidad y enlace, ruta o referencia. La validación del vínculo revisa si el ID se repite, si falta información, si la fecha no es válida o si el folio asociado no se localiza en el registro principal.
Corrige observaciones antes de revisar costos
Consulta la columna Validación del registro y atiende los resultados distintos de Listo. El control puede identificar un folio duplicado, datos incompletos, una decisión incompleta, causas o áreas inactivas e importes inconsistentes. Después revisa Resumen: los costos autorizados consideran únicamente los eventos con estado Autorizada y validación Listo.
Qué incluye
- Cuatro hojas: Resumen, Catálogos, Eventos de merma e Instrucciones.
- 100 renglones preparados para eventos de merma y 100 para evidencias asociadas.
- Cálculo automático de valor bruto y costo no recuperable por evento.
- Comparativo editable de hasta 10 áreas activas y gráfica de costo no recuperable.
Qué campos incluye un registro de merma
La unidad de registro es el Folio de merma. Cada evento reúne fecha de registro, fecha del evento, área o unidad operativa, referencia de embarque, mercancía, unidad, cantidad afectada, costo unitario, causa y detalle de la pérdida. El mismo renglón concentra el estado de autorización, la persona responsable, la fecha de decisión y el importe que se identifica como recuperable.
El Valor bruto de merma se calcula multiplicando la cantidad afectada por el costo unitario capturado. La persona registra los datos operativos y los importes recuperables; Excel genera los resultados derivados. Esta separación ayuda a revisar qué parte de una pérdida fue anotada como recuperable y qué parte queda calculada como no recuperable.
Cómo revisar costos de merma autorizados por área
Resumen concentra los eventos autorizados y listos, el valor bruto autorizado, el costo recuperable autorizado y el Costo no recuperable autorizado. También muestra cuántos eventos permanecen pendientes y cuántos casos autorizados no tienen evidencia disponible. Cada indicador conserva su propia condición de cálculo: los importes autorizados requieren el estado Autorizada y la validación Listo.
El comparativo permite seleccionar hasta 10 áreas o unidades operativas activas. Para cada una, el archivo calcula número de eventos autorizados, valor bruto autorizado, costo recuperable y costo no recuperable. La gráfica toma los costos no recuperables de las áreas seleccionadas; sirve para revisar la distribución de ese total entre los elementos elegidos, no para mostrar una tendencia por fechas.
Diferencia entre control de mermas e inventario físico
Este archivo registra y valoriza pérdidas por causa, autorización, evidencia y costo. No captura conteos físicos ni calcula diferencias de inventario en una fecha. Por eso, si necesitas levantar existencias contadas y compararlas contra una cantidad esperada, requieres un formato de inventario físico independiente.
La diferencia es práctica: el inventario físico se enfoca en cantidades existentes en un momento definido, mientras que este control documenta un evento de pérdida reportado. La autorización, evidencia y referencia de embarque pueden servir para ordenar la revisión interna de la merma, pero no convierten el archivo en un registro contable ni en un sistema de inventario.
Preguntas frecuentes
Sobre esta plantilla
La columna Evidencia disponible muestra Sí cuando existe una evidencia asociada al mismo folio de merma, con estado Disponible y con validación de vínculo Lista. Si no se cumple esa combinación, el resultado muestra No. La evidencia se registra en la sección correspondiente dentro de Eventos de merma.
El costo no recuperable se calcula restando el costo recuperable al valor bruto de la merma. La fórmula aplica un mínimo de cero, por lo que el resultado no se vuelve negativo. La validación del registro también contempla la revisión de importes inconsistentes antes de que el evento llegue a Listo.
Sí, siempre que tenga estado Autorizada y validación Listo. Los cálculos de valor bruto autorizado, costo recuperable autorizado y costo no recuperable autorizado no exigen evidencia disponible. El archivo cuenta por separado los eventos autorizados y listos que no tienen evidencia disponible para que puedas revisarlos como un grupo distinto.
El aviso se muestra únicamente cuando se capturó un umbral operativo de revisión en Catálogos, el evento está Autorizada, su validación es Listo y el valor bruto de merma alcanza o supera el importe definido. Si el parámetro permanece vacío, el aviso no aparece.
El libro está preparado para 100 eventos de merma y 100 registros de evidencia. Las instrucciones indican que, para ampliar esa capacidad, se copien las fórmulas, formatos, validaciones y formato condicional desde la última fila operativa hacia las nuevas filas. También se deben extender las tablas y listas relacionadas, sin eliminar encabezados, fórmulas ni columnas de control.
