Control de farmacia por lote en Excel Gratis 2026

Configura el aviso y la fecha de corte

En Resumen captura los Días de aviso de caducidad y la Fecha de corte. Ambos parámetros definen cómo se clasifica la caducidad de los lotes con existencia disponible. El aviso acepta números enteros desde cero y la fecha de corte debe registrarse como fecha.

Registra el catálogo de medicamentos

En Catálogo medicamentos anota una clave única, medicamento, presentación, unidad de control, existencia mínima operativa, estatus y observaciones. La unidad de control ofrece Pieza, Caja, Frasco, Tubo y Sobre. Para Estatus utiliza únicamente Activo o Inactivo; no agregues valores a esa lista fija.

Da de alta cada lote

En Lotes y movimientos captura un ID único, la clave de medicamento, número de lote, caducidad, ubicación en almacén, existencia inicial y costo unitario. La existencia inicial representa el saldo con el que comienza el seguimiento de ese lote dentro del libro. El medicamento se recupera de forma calculada cuando la clave coincide con el catálogo.

Captura movimientos y consulta resultados

Registra movimientos después de haber dado de alta el lote correspondiente. Elige Entrada, Salida, Ajuste de entrada o Ajuste de salida, selecciona el lote y anota una cantidad positiva. Después revisa los indicadores de Resumen y las columnas de Estado de caducidad y control antes de tomar una decisión interna.

Catálogo medicamentos concentra la clave, nombre, presentación, unidad de control, existencia mínima operativa, estatus y observaciones de cada medicamento. La hoja calcula la existencia disponible al sumar las existencias disponibles de los lotes vinculados a su misma clave.

Lotes y movimientos registra los datos particulares del lote, como su identificador, número, caducidad, ubicación en almacén, existencia inicial y costo unitario. También muestra Existencia calculada, existencia disponible, valor existente, estado de caducidad, estado de inventario y control de lote. La sección Movimientos permite registrar entradas, salidas y ajustes asociados con un lote previamente capturado.

El estado de inventario considera el estatus, la existencia mínima operativa y la existencia disponible. Si no se capturó estatus, el resultado es Falta estatus. Si el estatus es distinto de Activo, muestra Inactivo. Cuando el mínimo no es numérico, aparece Configurar mínimo.

Con Estatus Activo y mínimo numérico, el resultado será Reordenar cuando la existencia disponible sea igual o menor al mínimo capturado; si es mayor, mostrará Disponible. El Control de clave indica Clave duplicada cuando la misma clave se repite dentro del catálogo. Los mínimos son parámetros operativos editables definidos por quien usa el libro, no reglas oficiales de abasto.

La caducidad se calcula por lote. Cuando la existencia disponible es igual o menor a cero, el estado es Sin existencia. Si hay existencia pero no hay fecha de caducidad, muestra Sin fecha de caducidad. Si faltan la fecha de corte o los días de aviso en Resumen, el resultado será Configurar fecha de corte.

Con datos completos, un lote aparece como Caducado si su fecha es anterior a la fecha de corte. Se marca como Próximo a caducar si la fecha está dentro de los días de aviso configurados; si no se activa ninguna de esas condiciones, muestra Vigente. Resumen calcula las cantidades de lotes con existencia por estado y presenta una gráfica con esa distribución. El Valor disponible es un resultado calculado al sumar el valor existente de los lotes; cada uno surge de multiplicar su existencia disponible por el costo unitario capturado.