Controla entregas de material en Excel Gratis 2026

Configura los datos de la PyME y materiales

Abre Registro de Entregas y revisa la configuración general junto al registro. Sustituye el nombre de la PyME y sus datos de contacto. En el catálogo de materiales captura las claves, descripciones y unidades que utilizarás. También define el máximo de partidas por constancia; el archivo permite establecer un valor de 1 a 12.

Registra cada partida entregada

Captura un renglón por cada material y usa el mismo folio de entrega en todas las partidas que correspondan a una sola constancia. Anota fecha, receptor, ubicación, persona que recibe, persona que entrega, cantidad, valor unitario referencial, estado de entrega, datos de firma, referencia o acuse y observaciones cuando apliquen.

Verifica los datos antes de preparar el documento

Consulta la columna Control de renglón para identificar situaciones que requieren atención. El registro puede mostrar etiquetas como “Falta folio”, “Información incompleta”, “Datos del folio distintos”, “Pendiente de firma” o “Revisar fecha de firma”. Revisa las filas señaladas y confirma que los datos generales coincidan en las partidas del mismo folio.

Selecciona el folio en la constancia

Entra a Constancia de Entrega y selecciona el folio que deseas consultar. La hoja recupera los datos generales y las partidas registradas para ese folio. Antes de imprimir, revisa el control de impresión y confirma que indique “Listo para imprimir”; después valida que el detalle corresponda con la entrega registrada.

La hoja Registro de Entregas concentra los datos de la entrega y del material. Cada renglón incluye folio, fecha, receptor, ubicación de entrega, personas que reciben y entregan, clave de material, cantidad, estado, firmas registradas, fechas de firma, referencia o acuse y observaciones. La clave elegida recupera la descripción y unidad desde el catálogo disponible en esa misma hoja.

Cuando una entrega contiene más de un material, cada uno debe registrarse en una fila con el mismo folio. El campo Partida calcula el consecutivo dentro de ese folio. El importe referencial se obtiene al multiplicar la cantidad entregada por el valor unitario referencial, siempre que ambos valores sean numéricos.

Resumen separa el conteo de Constancias registradas del número de renglones capturados. La primera cifra cuenta los folios distintos registrados; la segunda cuenta las filas que tienen un folio. Esta diferencia resulta útil cuando una sola constancia reúne varias partidas de material.

El indicador Importe referencial total suma los importes calculados de los renglones registrados. También aparecen la última fecha registrada, los renglones pendientes de firma y los renglones por revisar. En los controles finales puedes consultar filas disponibles con folio, folios que superan el máximo de partidas y conteos de renglones con información pendiente o datos de folio distintos.

El archivo sirve para documentar que una entrega fue registrada para un receptor y para preparar su constancia con cantidades, referencias y espacios de firma. No registra entradas de almacén, existencias, ajustes de inventario, pagos ni facturación. Los valores en MXN son importes referenciales calculados a partir de la captura.

Los campos de firma y sus estados son controles de captura. No verifican por sí solos que una persona haya firmado físicamente. La hoja Constancia de Entrega deja espacios destinados a firma manuscrita al imprimir, pero el libro no sustituye documentos oficiales, comprobantes fiscales ni asesoría profesional.