Control operativo de rutas de reparto en Excel Gratis 2026

Configura rutas, unidades y operadores

Revisa primero Catálogos. Ahí puedes capturar las claves y referencias de las rutas recurrentes, las unidades y los operadores. Para cada ruta se registran zona principal, paradas planeadas de referencia, km planeados, inicio y fin de ventana. También se encuentran las listas de estatus operativo y tipo de desviación.

Registra la ruta programada

En Control de rutas captura la fecha programada, el folio o los folios de embarque, y selecciona la clave de ruta, unidad y operador. Anota las entregas planeadas antes de iniciar el seguimiento. Con las claves elegidas, Excel muestra el nombre de ruta, zona, identificación de unidad, operador, ventana, paradas y kilómetros de referencia desde Catálogos.

Captura el cierre y las excepciones

Durante o al finalizar el recorrido, registra salida real, cierre real, paradas atendidas, entregas entregadas y km reales. Cuando exista una excepción, selecciona su tipo y anota el detalle correspondiente. Después elige el estatus operativo capturado para ese registro.

Revisa el resultado antes de analizarlo

Consulta Validación de cierre para localizar datos faltantes o cantidades que necesitan revisión. Cuando la información requerida está capturada y las entregas y paradas no superan sus referencias, el resultado puede indicar Completo. En Resumen define la fecha inicial y final para consultar los indicadores del intervalo requerido.

Cada fila de Control de rutas representa una ruta recurrente programada para una fecha. La unidad de registro no es una entrega individual ni una parada: concentra el resultado general de esa ruta, incluyendo sus folios de embarque, la unidad asignada, el operador y la información capturada durante el recorrido.

Los datos que se anotan incluyen fecha programada, salida y cierre reales, paradas atendidas, entregas planeadas, entregas entregadas, km reales, tipo de desviación, detalle, estatus operativo y observaciones. Las referencias de la ruta, como ventana, paradas planeadas y km planeados, se obtienen desde Catálogos cuando se selecciona una clave disponible.

El libro calcula entregas pendientes como la diferencia positiva entre entregas planeadas y entregas entregadas. También obtiene cumplimiento de entregas, desviación de km y productividad, que divide las entregas entregadas entre los km reales. Así puedes separar la captura operativa de los resultados calculados.

El cumplimiento de ventana compara el cierre real contra la fecha programada más la hora de fin de ventana configurada para la ruta. Si el cierre ocurre antes o en ese límite, el resultado es En ventana; si ocurre después, muestra Fuera de ventana. Esta comparación está planteada para rutas cuya ventana termina el mismo día.

Si una operación cruza medianoche, conviene dejar una observación clara y revisar manualmente ese resultado. El archivo no ajusta de forma automática la ventana para un cierre del día siguiente.

La alerta de kilómetros compara el valor absoluto de la diferencia entre km reales y km planeados contra el umbral de desviación definido en Resumen. Cuando esa proporción alcanza o supera el umbral, muestra Revisar desviación. Si el umbral queda vacío, no se clasifica la alerta con ese criterio; si no hay base para dividir, el resultado es Sin base.

Resumen usa la fecha programada para incluir los registros dentro de las fechas inicial y final que captures. En sus indicadores aparecen los registros programados, los registros con estatus Cerrada, las entregas planeadas y entregadas, los km planeados y reales, así como el cumplimiento de entregas y la productividad global.

La productividad global se calcula con las entregas entregadas divididas entre los km reales del intervalo. La desviación total de km resulta de restar los km planeados a los km reales. Los cierres dentro de ventana cuentan únicamente los registros que tienen estatus Cerrada y resultado En ventana.

La sección de desempeño por ruta presenta entregas planeadas, entregadas, cumplimiento, km reales, productividad y cierres fuera de ventana para cada clave disponible en Catálogos dentro del período seleccionado. La gráfica compara entregas planeadas y entregadas de las rutas mostradas en ese resumen.