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InventarioControl de despachos en Excel Gratis
Control de despachos en Excel Gratis para registrar pedidos, bultos, andén, carga y salida, con alertas y resumen operativo en 2026.
Preparado por Sofía Mendoza Revisado por Luis Ortega Publicado el 01/09/2026
El control de despachos en Excel permite registrar el avance de cada pedido desde el surtido en almacén hasta su liberación o salida. Esta plantilla Excel concentra datos de la ola de despacho, folio, destino, bultos, andén, vehículo, responsable y horarios de carga para revisar el estado operativo de cada renglón.
Su alcance se concentra en la salida de mercancía desde almacén hacia transporte. Ayuda a identificar faltantes, datos pendientes, diferencias entre bultos solicitados y cargados, así como registros cuya salida requiere revisión antes de considerarla concluida.
En la práctica
Qué te ayuda a resolver esta plantilla
- Mantiene en un mismo registro el pedido, la ola de despacho, el destino y los datos de carga.
- Calcula faltantes al cargar y pendientes de surtir a partir de los bultos capturados.
- Facilita revisar si un pedido quedó liberado, salió o sigue retenido dentro del almacén.
- Concentra indicadores de bultos y resultados de control en una hoja de resumen.
Paso a paso
Cómo usar el archivo
Configura los catálogos operativos
Antes de registrar nuevos movimientos, revisa la hoja Catálogos y parámetros. Ahí puedes actualizar los andenes, vehículos, responsables de carga y olas de despacho que aparecerán en las listas de captura. También está la tolerancia de faltantes para alerta, que inicia en 0 bultos y puede ajustarse conforme a la política interna.
Captura un pedido por renglón
En Control de despachos, cada renglón corresponde a un pedido dentro de una ola. Registra fecha de despacho, folio, destino y los bultos solicitados, surtidos y cargados. Las columnas amarillas son para captura; las columnas grises, como Faltantes al cargar y Pendientes de surtir, se calculan automáticamente.
Completa la carga y la salida
Selecciona andén, vehículo, responsable y estatus desde las listas disponibles. Cuando aplique, captura inicio y fin de carga con fecha y hora, además de la salida programada y la salida real. Si hay diferencia en los bultos, registra el motivo de faltante y utiliza Observaciones para documentar la situación operativa.
Revisa el resultado antes de cerrar el despacho
Consulta las columnas Resultado de control y Semáforo para localizar renglones que requieren atención. Después revisa Resumen para ver registros capturados, nivel de carga, bultos solicitados, cargados y faltantes, además de salidas, liberaciones y alertas rojas.
Qué incluye
- Tabla de captura preparada para 100 renglones, desde la fila 7 hasta la 106.
- Listas para seleccionar andén, vehículo, responsable, ola de despacho y estatus operativos.
- Cálculo automático de faltantes, pendientes de surtir y duración de carga.
- Hoja Resumen con indicadores calculados y dos gráficos basados en los resultados de control.
¿Qué incluye el control de despachos en Excel?
La hoja principal reúne los campos necesarios para dar seguimiento a la liberación de pedidos: fecha, ola, folio, destino, bultos solicitados, surtidos y cargados. También incorpora andén, vehículo, responsable de carga, horas de inicio y fin, salida programada, salida real, estatus y observaciones.
El archivo incluye ejemplos visibles de captura para mostrar cómo se relacionan los datos. La tabla operativa abarca de A6 a X106, con encabezados fijos y filtros para recorrer los registros. Conviene revisar o reemplazar esos ejemplos antes de usar el archivo con movimientos reales del almacén.
¿Cómo registrar pedidos, bultos y carga de almacén?
El registro de pedidos funciona con un renglón por pedido, aun cuando varios pertenezcan a la misma ola de despacho. Esta forma de captura permite comparar los bultos solicitados contra los surtidos y cargados sin perder la referencia del folio ni del destino.
Al capturar cantidades, usa valores enteros iguales o mayores a cero. Para mantener consistencia, el archivo tiene listas para andén, vehículo, responsable y estatus. Si un pedido quedó parcialmente cargado, conserva el estatus correspondiente y documenta el motivo de faltante en lugar de modificar los bultos solicitados.
¿Cómo se revisan los faltantes y horarios de carga?
Los faltantes al cargar se obtienen al comparar los bultos solicitados con los bultos cargados. Por separado, los pendientes de surtir muestran la diferencia entre lo solicitado y lo surtido. Así puedes distinguir un problema de surtido de una diferencia que apareció durante la carga de la unidad.
La duración se calcula con la fecha y hora de inicio y fin de carga. Si el fin es anterior al inicio, el resultado mostrará Revisar fecha/hora. El parámetro de tolerancia en Catálogos y parámetros solo afecta la alerta roja por faltantes; no reemplaza la revisión ni la liberación manual del pedido.
¿Qué significa el semáforo de despacho?
El Semáforo clasifica cada renglón con base en la información capturada y en el resultado de control. Una alerta roja puede relacionarse con datos incompletos, una fecha u hora inconsistente, faltantes sin motivo, retención o excedentes en surtido o carga. El texto de Resultado de control indica qué revisar.
Cuando la captura registra pedido surtido, cargado y liberado, el resultado puede mostrar Liberación registrada. Si además se registra la salida real y el estatus de salida es Salió, aparece Salida registrada. El resumen agrupa estos resultados para detectar prioridades sin revisar todos los pedidos uno por uno.
Preguntas frecuentes
Sobre esta plantilla
La tabla de Control de despachos está preparada para registrar hasta 100 renglones operativos, de la fila 7 a la 106. Cada renglón representa un pedido dentro de una ola de despacho, por lo que varios pedidos pueden compartir la misma ola, andén o vehículo.
El resultado de control identifica esa combinación como Revisar estatus salida. Sirve para detectar que existe una fecha y hora de salida real, pero el estatus de salida no coincide. Revisa el dato capturado antes de tomar el pedido como una salida registrada.
Sí. La hoja Catálogos y parámetros contiene listas editables de andenes disponibles, vehículos, responsables de carga y olas de despacho. Los cambios realizados ahí alimentan las listas de selección de la hoja principal, por lo que es recomendable actualizarlas antes de capturar valores nuevos.
El indicador compara el total de bultos cargados contra el total de bultos solicitados registrados en la hoja de control. Se muestra como porcentaje y queda vacío si no hay bultos solicitados capturados, evitando presentar un cálculo sin una base de comparación.
