Gestiona vales de salida en Excel Gratis 2026

Actualiza los catálogos de captura

Empieza en Catálogos. Revisa los centros de costo, los materiales y las personas de referencia antes de registrar nuevos vales. Para cada material, el catálogo contiene código, descripción, unidad y costo unitario estimado en MXN. También incluye campos Activo y notas internas para los centros de costo, además del rol interno de referencia para las personas.

Los códigos de centro de costo, material y persona están preparados para no repetirse dentro de sus respectivas listas. Puedes ampliar los catálogos en las posiciones disponibles. Conserva los valores Sí y No de las listas Activo, ya que son los únicos valores mostrados para ese campo.

Captura cada material como una partida

En Vales, registra el folio, número de partida, fecha de solicitud, fecha de salida, centro de costo, responsable, código de material y cantidad solicitada. El libro tiene 100 renglones preparados para partidas. La validación revisa que la combinación de folio y partida no se repita y que el número de partida esté entre 1 y 9999.

Selecciona el código de material desde la lista disponible. La descripción, unidad y costo unitario estimado se recuperan desde Catálogos. El Importe estimado se calcula al multiplicar la cantidad autorizada por el costo unitario estimado; no representa un pago, salida de efectivo ni registro contable.

Registra la autorización interna

Captura la cantidad autorizada, el estado, la persona que autoriza, la fecha de autorización y las observaciones que correspondan. Los estados disponibles son Pendiente de autorización, Autorizado y Cancelado. Pendiente de autorización identifica una solicitud registrada que aún requiere completar la autorización interna; Cancelado indica que la solicitud no continuará como salida autorizada.

Cuando el estado es Autorizado, el resultado de Control de registro muestra Completo solo si también están capturados la partida, ambas fechas, centro de costo, responsable, código de material, cantidades solicitada y autorizada, quien autoriza y fecha de autorización. Si falta algún dato de esa condición, muestra Faltan datos de autorización.

Consulta los indicadores del resumen

Abre Resumen para consultar partidas registradas, folios distintos, partidas autorizadas, partidas pendientes de autorización y partidas con datos por revisar. Si necesitas revisar montos estimados altos, captura un valor no negativo en Umbral operativo interno por partida. El archivo contará únicamente las partidas Autorizadas cuyo importe estimado iguale o supere ese valor.

Un folio puede incluir más de un material. Para hacerlo, repite el folio en Vales y asigna un número distinto en Partida a cada renglón. Así, una solicitud interna puede reunir varios artículos sin mezclar cantidades, autorización, observaciones ni importe estimado de cada material.

La regla del libro se enfoca en la combinación Folio + Partida: no debe existir dos veces dentro de los renglones preparados. Esta revisión no impide que utilices el mismo folio en partidas diferentes, que es justamente la forma prevista para registrar un vale con varios materiales.

Resumen cuenta las partidas registradas a partir de los renglones que tienen folio. En otro indicador calcula los folios distintos, por lo que ambos valores pueden ser diferentes: un solo folio puede incluir varias partidas. También cuenta por separado los registros con estado Autorizado y los que permanecen como Pendiente de autorización.

El importe estimado autorizado suma el importe estimado de las partidas cuyo estado es Autorizado. Ese importe de partida proviene de la cantidad autorizada multiplicada por el costo unitario estimado del catálogo. Por lo tanto, sirve para revisar una valoración estimada de las autorizaciones capturadas, no para identificar pagos realizados ni movimientos de efectivo.

El concentrado por centro de costo muestra el código, nombre, número de partidas autorizadas e importe estimado autorizado. La gráfica usa los importes estimados autorizados de cinco renglones de ese concentrado. No presenta proporciones, porcentajes ni una evolución de costos por fechas.

El alcance de este vale es la autorización de salida desde almacén con centro de costo y responsable. La fecha de salida se captura como dato operativo, pero el archivo no verifica por sí mismo que el material haya sido surtido, entregado, transportado o recibido por una persona externa.

No contiene campos para cliente, domicilio de destino, envío o transporte. Tampoco calcula existencias de inventario. Puede apoyar el seguimiento interno de solicitudes de material, pero no sustituye un documento de entrega externa, una factura, un comprobante contable ni asesoría profesional.