Control de inventario para taller en Excel Gratis 2026

Configura categorías y unidades en Instrucciones

Revisa los catálogos de categorías y unidades disponibles en Instrucciones antes de iniciar la captura. Esa hoja indica que puedes agregar opciones para ajustarlas a las refacciones y consumibles que manejas. Para tipo de artículo y tipo de movimiento, selecciona las opciones que ya muestra el libro.

Captura el catálogo en Inventario

Registra un ID de artículo único y completa tipo de artículo, categoría, descripción, unidad, ubicación y existencia inicial. También puedes capturar marca o especificación, mínimo operativo, costo unitario de referencia y observaciones. El Estado del catálogo muestra Incompleto cuando faltan tipo, categoría, descripción, unidad, ubicación o existencia inicial.

Registra entradas, salidas y ajustes en Movimientos

Captura un folio único, fecha, tipo de movimiento, ID de artículo, cantidad, responsable y observaciones. Anota la cantidad siempre como número positivo: Entrada y Ajuste positivo aumentan existencias; Salida y Ajuste negativo las disminuyen. Al elegir un ID registrado, la descripción, unidad y costo unitario de referencia se consultan desde Inventario.

Revisa los resultados calculados

Consulta el Estado del registro antes de tomar un movimiento como parte del stock. Solo los registros con Listo generan entradas o salidas acumuladas. En Inventario, la existencia actual resulta de sumar la existencia inicial y las entradas acumuladas, y restar las salidas acumuladas. Después revisa Resumen para ubicar reabastos, saldos negativos y pendientes.

La hoja Inventario concentra los datos que distinguen cada refacción o consumible: ID artículo, tipo, categoría, descripción, marca o especificación, unidad y ubicación. También incluye la existencia inicial como saldo de arranque del control interno, el mínimo operativo, el costo unitario de referencia y observaciones.

Las entradas acumuladas, salidas acumuladas, existencia actual, estatus de existencias, valor de existencia y estado del catálogo son resultados calculados. Esta separación ayuda a distinguir lo que capturas de lo que Excel obtiene a partir de los movimientos registrados y del catálogo.

El saldo de cada artículo se calcula con la existencia inicial más las entradas acumuladas menos las salidas acumuladas. El resultado puede quedar como Revisar saldo cuando la existencia actual es menor a cero. Si el saldo no es negativo pero no hay mínimo operativo, se muestra Sin mínimo definido.

Cuando existe un mínimo operativo y la existencia actual es igual o menor a ese valor, el estatus pasa a Reabastecer. Si ninguna de esas condiciones aplica, se muestra Disponible. El valor de existencia se calcula al multiplicar la existencia actual por el costo unitario de referencia, por lo que no representa un pago ni un registro contable.

Resumen muestra el conteo de artículos con código capturado, registros de catálogo incompletos, artículos por reabastecer, saldos negativos, artículos sin mínimo definido y artículos sin costo de referencia. También calcula el valor total de existencia de referencia, los movimientos Listo, los movimientos pendientes de revisión y el importe de movimientos de referencia.

La misma hoja presenta los artículos con estatus Reabastecer junto con su ID, descripción, existencia actual y mínimo operativo. En sus controles de consistencia reúne IDs de artículo duplicados, folios duplicados, saldos que no coinciden con su cálculo, movimientos pendientes de revisión y saldos negativos. El Resultado general muestra Sin alertas críticas únicamente cuando esos cinco conteos son cero; en otro caso muestra Revisar controles.