Rutas de transporte y paradas en Excel Gratis 2026

Configura responsables y tolerancia

En Instrucciones, agrega o actualiza los nombres disponibles para responsable de ruta. En esa misma hoja está la tolerancia operativa de retraso en minutos: el valor inicial es 15 y puede modificarse con un número entero igual o mayor que cero. Conserva los estados de ruta y parada del catálogo, ya que se usan en validaciones y fórmulas.

Registra los datos generales de la ruta

En Rutas captura un Folio de ruta único, la fecha, el responsable, el origen, la zona o destino final y los horarios programados y reales de salida y cierre. Selecciona también el estado de ruta y utiliza observaciones para anotar información que acompañe el registro.

Ordena las paradas del recorrido

En Paradas selecciona el folio ya capturado y asigna una secuencia entera positiva para cada punto. Anota nombre, dirección o referencia, contacto, horarios programados y reales, estado de parada, referencia de mercancía y observaciones. Captura fecha y hora completas para mantener el orden cuando la ruta continúe al día siguiente.

Consulta los resultados calculados

Revisa las columnas calculadas sin sustituirlas con datos manuales. Rutas muestra las paradas planeadas y completadas, el retraso de salida, la alerta y el control de ruta. Paradas genera el ID de parada, la diferencia de llegada, la alerta de horario y los controles de secuencia y horario. Termina la revisión en Resumen, donde se concentran los indicadores y controles marcados.

La hoja Rutas reúne la información general de cada salida: folio, fecha, responsable, origen, zona o destino final, horarios de salida y cierre, estado y observaciones. El responsable se elige desde el catálogo registrado en Instrucciones, lo que ayuda a mantener una misma referencia al capturar nuevas rutas.

La hoja Paradas concentra el detalle de cada visita. Ahí se registra la secuencia, el nombre de la parada, dirección o referencia, contacto, llegada y salida programadas y reales, estado, referencia de mercancía y observaciones. El folio vincula ese registro de paradas con la ruta correspondiente.

Retraso de salida (min) calcula la diferencia entre la salida real y la salida programada, sin mostrar valores negativos cuando la salida real es anterior. Si falta alguno de esos dos horarios, la alerta queda como Pendiente. Cuando el retraso supera la tolerancia configurada en Instrucciones, la alerta muestra Revisar; en otro caso muestra A tiempo.

El avance se obtiene al dividir las paradas con estado Completada entre las paradas planeadas vinculadas al folio. Si una ruta no tiene paradas registradas, el resultado calculado es 0. En Paradas, la diferencia de llegada compara la llegada real contra la programada y puede mostrar minutos negativos cuando hubo llegada anticipada.

El Control de ruta revisa primero si falta responsable; después identifica un folio duplicado. También puede mostrar Sin horario si faltan fecha de ruta, salida programada o cierre programado; Revisar fecha de salida si la fecha de salida programada no coincide con la fecha de ruta; Revisar cierre programado si el cierre programado es anterior a la salida programada, y Revisar cierre real si el cierre real es anterior a la salida real.

En Paradas, el control de secuencia muestra Folio no registrado cuando el folio no existe en Rutas, Sin secuencia si ese dato está vacío y Duplicada cuando se repite la combinación de folio y secuencia. El control horario revisa nombre de parada, horarios programados y el orden entre salida programada, llegada real y salida real. Estas señales revisan la captura anotada; no comprueban que una visita o entrega haya ocurrido físicamente.

Resumen cuenta rutas y paradas registradas, estados capturados, alertas y controles marcados. También muestra una diferencia entre el número de paradas registradas y la suma de paradas planeadas por ruta; como ambas cifras proceden de la misma captura, conviene usarla como señal para revisar registros, no como validación externa.