XLSX · EMX 0143
InventarioControla recepciones de mercancías en Excel Gratis 2026
Formato de recepción de mercancías en Excel para comparar pedido y recibido, registrar incidencias y revisar diferencias por producto.
Preparado por Sofía Mendoza Revisado por Luis Ortega Publicado el 06/10/2026
El formato de recepción de mercancías en Excel permite comparar lo pedido con lo recibido, producto por producto, y dejar registrada la incidencia cuando exista una diferencia. Cada renglón corresponde a un producto recibido dentro de una recepción y obtiene una comparación por producto. El formato está disponible para descarga como apoyo operativo para almacén y compras.
La captura reúne los datos de la recepción, las cantidades esperadas y recibidas, la revisión física y el responsable. A partir de esos datos, el libro calcula diferencias, cumplimiento y estados de comparación. Su alcance termina en el control de la recepción: no registra entradas a inventario, ni representa un asiento contable o una valuación oficial.
En la práctica
Qué te ayuda a resolver esta plantilla
- Detecta faltantes, excedentes o producto distinto antes de dar seguimiento al proveedor.
- Relaciona cada incidencia con el renglón de recepción que la originó.
- Muestra cantidades y valores de referencia para revisar la diferencia capturada.
- Ayuda a separar recepciones completas de registros que requieren revisión manual.
Paso a paso
Cómo usar el archivo
Revisa los parámetros y catálogos
Abre Instrucciones antes de capturar. Ahí se encuentran las listas de unidades, almacenes, revisión física, tipos de incidencia y estados de incidencia. También está la tolerancia operativa de diferencia en unidades; es opcional. Si queda vacía, la comparación de cantidades requiere coincidencia exacta.
Captura cada producto recibido
Registra en Recepciones un ID de comparación único, el folio de recepción, fecha, proveedor, pedido u OC y almacén. Después anota el SKU y la descripción esperados, así como los recibidos, la unidad, las cantidades y el precio unitario de referencia. Completa la revisión física, el responsable y las observaciones cuando correspondan.
Registra la incidencia vinculada
Cuando haya una diferencia que requiera seguimiento, abre Incidencias y captura un folio de incidencia único. Selecciona el ID de comparación relacionado y registra tipo, descripción, cantidad afectada, valor estimado afectado, estado, responsable y fechas aplicables. El vínculo recupera datos de la recepción relacionada, como folio, pedido, proveedor y códigos de producto.
Consulta los resultados de la recepción
Revisa Resumen para ver los renglones capturados, las cantidades pedidas y recibidas, la diferencia neta y el cumplimiento global por cantidad. También concentra los conteos por estado comparativo, los valores de referencia y las incidencias según su estado. Antes de cerrar una revisión, identifica los registros marcados en Control de captura o con incidencias pendientes de registrar.
Qué incluye
- Cuatro hojas: Resumen, Recepciones, Incidencias e Instrucciones.
- 100 renglones preparados para capturar comparaciones de productos recibidos.
- Cálculo de diferencia, cumplimiento, valores de referencia y estado comparativo.
- Gráfica en Resumen con conteos de los estados comparativos.
Qué datos incluye el registro de recepción de mercancía
La hoja Recepciones concentra la información necesaria para comparar la mercancía recibida contra un pedido u OC. La persona captura el folio, fecha, proveedor, almacén, producto esperado y producto recibido. También registra unidad, cantidad pedida, cantidad recibida y precio unitario de referencia en MXN.
El ID de comparación identifica cada renglón y debe ser único. La hoja también incluye los campos de Revisión física, responsable de recepción y observaciones. El control de captura revisa que estén presentes los datos requeridos y señala un ID duplicado o datos faltantes; cuando la captura cumple esas revisiones, muestra la etiqueta Correcto.
Cómo interpretar la comparación contra pedido
La diferencia recibida menos pedida se calcula con las dos cantidades capturadas. El cumplimiento resulta de dividir la cantidad recibida entre la cantidad pedida, siempre que ambas sean numéricas y la cantidad pedida no sea cero. Con el precio unitario de referencia, el libro calcula el valor pedido, el valor recibido y su variación en MXN.
El Estado comparativo primero identifica Producto distinto cuando el SKU o código pedido no coincide con el recibido. Si los códigos coinciden y la diferencia es cero, muestra Coincide. Cuando existe una tolerancia numérica configurada y la diferencia queda dentro de ese margen positivo o negativo, muestra Dentro de tolerancia; fuera de ese margen, clasifica Faltante contra pedido o Excedente contra pedido según el signo de la diferencia.
En Resumen se calculan los conteos de Coincide, Dentro de tolerancia, Faltante contra pedido, Excedente contra pedido y Producto distinto. La gráfica representa esos mismos conteos. Los importes mostrados como valor de referencia provienen del precio capturado y las cantidades, por lo que sirven para revisión operativa y no para reflejar un pago, una factura o una valuación oficial.
Cómo dar seguimiento a incidencias de recepción
Incidencias registra una incidencia por evento y la enlaza con un ID de comparación existente. Al elegirlo, se recuperan el folio de recepción, pedido u OC, proveedor, SKU o código pedido y SKU o código recibido. La persona anota el tipo de incidencia, la descripción, cantidad afectada, valor estimado afectado, estado, responsable, fechas y acción o resolución.
El Control de vínculo indica Vínculo válido cuando el ID está localizado en Recepciones; también puede mostrar Sin ID de comparación o ID no localizado. Los días transcurridos se calculan desde la fecha de registro hasta hoy para incidencias abiertas o en seguimiento. Si el estado es Cerrada o Cancelada, el cálculo usa la fecha de cierre cuando está disponible.
Este registro permite documentar faltantes, excedentes, daño visible, empaque incompleto, producto distinto o documentación comercial incompleta, entre otros tipos incluidos en la hoja Instrucciones. No sustituye el movimiento de entrada en un sistema de inventario ni acredita que la mercancía haya sido ingresada físicamente al almacén.
Preguntas frecuentes
Sobre esta plantilla
Recepciones tiene 100 renglones preparados para capturar comparaciones de productos recibidos. Incidencias cuenta con otras 100 posiciones preparadas para registrar eventos relacionados. Esa preparación no significa que ya existan 100 recepciones o 100 incidencias capturadas en el libro.
Sí. Si la cantidad recibida es menor que la cantidad pedida y no entra dentro de la tolerancia operativa configurada, el resultado calculado es Faltante contra pedido. La diferencia se expresa como cantidad recibida menos cantidad pedida, por lo que un faltante genera un valor negativo.
En Recepciones, el control revisa que el ID de comparación no se repita y muestra ID duplicado cuando detecta más de una coincidencia. En Incidencias se aplica la misma revisión al folio de incidencia y puede mostrar Folio duplicado. Estas etiquetas revisan la captura dentro de sus respectivas hojas.
En Recepciones, el estado de incidencia se calcula como Pendiente de registrar cuando el resultado es Producto distinto, Faltante contra pedido o Excedente contra pedido, o cuando la revisión física es Con observaciones, y no existe una incidencia vinculada con ese ID de comparación. Si encuentra el vínculo, muestra Registrada; en otros casos muestra No aplica.
