Registro de entradas de almacén en Excel Gratis en 2026

Actualiza las claves antes de capturar

Registra o actualiza productos y proveedores en la hoja Catálogos. Para productos puedes anotar clave, descripción, unidad, categoría, estatus y observaciones. Para proveedores se incluyen clave, nombre, persona de contacto, teléfono, correo electrónico, estatus y observaciones. Las claves de producto y proveedor deben ser únicas dentro de sus respectivas secciones.

Los catálogos cuentan con los estatus Activo e Inactivo. Mantén como Activo el producto o proveedor que vas a utilizar al registrar una entrada. La lista de Estatus en Entradas contiene únicamente Registrada y Cancelada, por lo que no conviene agregar valores distintos a esa lista fija.

Captura una partida por producto recibido

En Entradas, anota fecha de entrada, folio, documento de respaldo, clave de proveedor y clave de producto. Después captura la cantidad recibida, costo unitario cuando aplique, la persona que recibió, observaciones y el estatus. El archivo está preparado para 100 renglones de entradas; un mismo documento puede aparecer en varios renglones si incluye productos diferentes.

Revisa el resultado de cada renglón

Consulta la columna Control de registro después de completar la partida. El resultado puede señalar datos faltantes, una clave que debe revisarse, una cantidad o costo que requiere corrección, un estatus por ajustar o un posible duplicado del mismo producto con el mismo folio. Corrige la captura o el catálogo correspondiente antes de tomar esa partida como referencia del alta.

Consulta los resultados calculados

Abre Resumen para ver los registros correctos, los documentos con alta correcta, la cantidad total recibida, el importe valuado, los registros a revisar y los cancelados. También muestra cuántas partidas correctas no tienen costo unitario capturado, dato útil para ubicar altas que ya registran cantidad pero todavía no aportan un importe valuado.

La hoja Entradas reúne los datos capturables de cada producto recibido. Incluye fecha de entrada, folio de entrada, documento de respaldo, clave de proveedor, clave de producto, cantidad recibida, costo unitario, persona que recibió, observaciones y estatus. Esta estructura ayuda a ligar la mercancía anotada con un documento y con el proveedor que la entrega.

La descripción del producto, la unidad y el nombre del proveedor se muestran a partir de las claves capturadas en Catálogos. El Importe se calcula solamente cuando cantidad recibida y costo unitario contienen valores numéricos. Si no anotas costo unitario, la partida puede conservarse en el registro, pero no genera un importe calculado.

El archivo revisa los campos requeridos para clasificar cada partida. Incompleto indica que falta alguno de los datos necesarios para la entrada; Revisar catálogo orienta a verificar la clave o el estatus del producto o proveedor; Revisar cantidad señala que debe capturarse una cantidad mayor que cero. También puede mostrar Revisar costo, Revisar estatus o Revisar duplicado.

Las partidas con resultado Correcto son las que alimentan los totales calculados en Resumen. Si seleccionas Cancelada, el renglón queda guardado como referencia y no se incorpora a esas sumas. Esta separación evita que una partida pendiente de revisión se mezcle con la cantidad total recibida o con el importe valuado.

Resumen calcula la cantidad total recibida y el importe valuado usando únicamente las entradas con resultado Correcto. El indicador de documentos con alta correcta cuenta documentos distintos, por lo que un folio con varias partidas de productos no se cuenta más de una vez como documento. Los registros a revisar suman los renglones Incompleto y los resultados que empiezan con Revisar.

El Concentrado por proveedor presenta la clave, el nombre del proveedor, la cantidad registrada, el importe valuado y los registros correctos asociados. Los controles finales comparan los totales del concentrado con los mismos registros correctos de Entradas. Cuando sus diferencias muestran 0, el resumen coincide matemáticamente con esas partidas; no representa una validación física de la recepción.