Control de stock y reposición en Excel Gratis 2026

Reemplaza los datos de ejemplo

Abre la hoja Existencias y sustituye los productos visibles por los de tu negocio. Captura una Clave de producto (SKU) única para cada producto, junto con su identificación, categoría y unidad. Las categorías y unidades se eligen desde listas vinculadas a Instrucciones, donde puedes ajustarlas a tu operación.

Define los niveles de cada producto

Registra la existencia actual, el stock mínimo, el punto de reposición y el stock máximo. Mantén valores no negativos y respeta la relación mínimo menor o igual al punto de reposición, y este menor o igual al máximo. Captura también el costo unitario estimado, proveedor habitual, fecha de última revisión y observaciones cuando los utilices.

Filtra los registros que requieren atención

Consulta Alertas y reposición y filtra Mostrar en alertas por “Sí”. Esa selección reúne productos con Bajo mínimo, Reponer, Sobre máximo, datos por corregir o un control de registro distinto de “Correcto”. La hoja toma sus datos de Existencias, por lo que no requiere una segunda captura.

Revisa los indicadores antes de reabastecer

En Resumen revisa cuántos productos aparecen bajo mínimo, en reposición o sobre máximo. Usa el conteo de incidencias de captura para atender primero SKU duplicados, datos incompletos, parámetros por revisar o capturas que el libro no puede evaluar correctamente.

La unidad de registro en Existencias es el producto. Cada renglón reúne su SKU, nombre, categoría, unidad, existencia actual, niveles de stock, costo unitario estimado, fecha de última revisión, proveedor habitual y observaciones. El costo se captura como estimado; el valor de existencia se calcula a partir de la existencia actual y ese costo.

El libro conserva la existencia que captures para cada producto y la fecha de última revisión anotada. Su alcance es alertar sobre mínimos, máximos y reposición; no construye un historial de movimientos ni registra la operación completa de almacén. Las listas de categorías y unidades se pueden ajustar en Instrucciones, mientras que los estados son resultados calculados, no opciones de catálogo.

El estado se calcula con una prioridad definida. Si faltan datos de identificación o alguno de los niveles requeridos, aparece “Datos incompletos”. Si los valores de existencia, mínimo, punto de reposición y máximo no pueden evaluarse como cuatro números, el resultado es “Revisar captura”. Cuando hay valores negativos o no se cumple el orden mínimo menor o igual al punto de reposición y este menor o igual al máximo, se muestra Parámetros inválidos.

Una vez que los datos pueden evaluarse, “Sobre máximo” aplica cuando la existencia actual supera el máximo; “Bajo mínimo” cuando es igual o menor al mínimo; “Reponer” cuando está por arriba del mínimo, pero es igual o menor al punto de reposición. Si queda por arriba del punto sin superar el máximo, aparece “En rango”. La Cantidad sugerida a reponer calcula máximo menos existencia actual cuando la existencia es igual o menor al punto de reposición y los cuatro niveles son numéricos, no negativos y están en el orden válido.

Resumen calcula los productos registrados y cuenta los estados Bajo mínimo, Reponer y Sobre máximo. El indicador Productos por atender suma únicamente los productos Bajo mínimo y Reponer; no incluye los que están Sobre máximo ni los registros con datos por corregir. La gráfica agrupa los conteos de Bajo mínimo, Reponer, En rango, Sobre máximo y los datos o parámetros por corregir.

El valor de existencia es una suma calculada de los valores por producto, donde cada valor resulta de multiplicar la existencia actual por el costo unitario estimado cuando ambos datos son numéricos y no negativos. La fecha de última revisión capturada muestra la fecha numérica más alta registrada. También se muestran incidencias de captura, integradas por datos incompletos, parámetros inválidos, capturas por revisar y SKU duplicados.